Det är nog ingen hemlighet att jag är ett stort fan av såkallade ToDo listor – punktlistor med dagens arbetsuppgifter. Många som sett mig arbeta utifrån dessa listor har blivit intresserade och velat lära sig mer. Samtidigt finns det en del som ifrågasatt det hela och ringat in det som någon slags inramning av vardagen. Tänker man igenom det hela så inser man förmodligen att dessa listor är raka motsatsen, de finns där för att du ska arbeta effektivare när du väl arbetar, få mer gjort och således få mer tid över till familj, vänner och andra fritidssysslor. Smart va.
För att dessa listor ska göra någon nytta överhuvudtaget finns det en del saker att tänka på. Därför tänkte jag nu gå igenom några saker som jag brukar ha i åtanke när jag sätter upp mina ToDo-listor.
- Varje uppgift ska vara lagomt stor: Ett misstag många gör är att de sätter upp på tok för stora uppgifter. Om du känner att en uppgift blir för stor att ha i en enda punkt, försök dela upp den i mindre arbetsuppgifter. Då blir det både enklare att sätta igång och du kommer känna att det går framåt då du faktiskt får kryssa för en deluppgift. En punkt som “att göra klart hemsidan om hästar” skulle enkelt kunna delas upp i punkter som design, skriva innehåll, optimera osv.
- Sätt prioritet på uppgifterna: Det är viktigt att du sätter någon form av prioritet på dina punkter. Ett enkelt sätt är att använda A,B,C,D där A prioriteras före B osv. Utgå från vad du måste få gjort först och prioritera dessa före saker som kanske är enkla men inte behöver göras på en gång.
- Börja med de tyngsta uppgifterna: Denna bygger egentligen på punkt två. Gör klart de uppgifter som kanske känns jobbigast att ta tag i. Detta leder inte bara till att du blir effektivare, det kommer dessutom kännas betydligt enklare att ta tag i de mindre uppgifterna efter du avklarat en större sådan.
- Planera i förväg: Vad behöver du få gjort den här månaden? Sätt upp punkter. Använd sedan dessa och portionera ut över veckorna. När det gäller dagsplaneringen så är det alltid bra att göra den dagen innan. Dels så förbereder du dig själv på vad som behöver göras och dessutom spar du tid under arbetsdagen då du slipper en massa planering.
- Var flexibel: Bara för att du har en lista med punkter och prioritet så kommer det alltid dyka upp nya saker titt som tätt. Var flexibel och beredd att prioritera om då det behövs.
- Skriv ner uppgifterna: Det kanske går att hålla ett par arbetsuppgifter i huvudet, men vill du vara effektiv med många arbetsuppgifter på gång så gäller det att få ner det på papperet. Du vill inte belasta hjärnan med onödiga saker när du arbetar. Man ska alltid skriva på papper.
Vilket är ditt bästa ToDo-tips?
{ 2 comments… read them below or add one }
Jag är själv otroligt förtjust i listor och köpte så sent som i förrgår 2Do till min iPhone. Hittills är jag väldigt nöjd. Varnings finger! Börjar man flytta saker till nästa dag så blir det snabbt en dålig vana och sedan är listorna helt meningslösa. Den andra punkten är att inte planera kvällen innan. Förmodligen personligt men av någon underlig anledning så får jag känslan av att kunna erövra världen precis innan läggdags med resultatet att jag skulle kunna skriva en A4 full med saker som ska göras. Istället planerar jag in sakerna som absolut måste göras och efter morgonträningen fyller jag i saker som inte är prioritet eller saker jag vill göra.
Antar att det är olika. Dock tror jag det är viktigt att planeringen är klar när själva arbete ska sättas igång, så man inte blir avbruten med massa planering.
Kul med appen, du får gärna göra en lite review på den sen 🙂