Mer Gjort på mindre Tid – Effektivitet

De flesta som arbetat med projekt i olika form har säkert varit med om att man haft en lysande ide som man genast tagit till verket och kört igång med, för att sedan komma till en punkt där man inte riktigt vet vart man är eller vad som ska göras härnäst. Man saknar helt enkelt ett skriftlig plan på hur det hela projektet ska fortlöpa och den plan man en gång hade i huvudet har plötsligt tagit slut.

Det första jag gör när jag startar ett nytt projekt, oavsett om det handlar om att skapa en ny hemsida, plugga eller bygga friggebod så vill jag ha en skriven plan – en projektplan. Detta behöver inte vara mer än att man skriver upp de självklara stegen i projektet som finns vid starten och sedan försöker sätta en rimlig tid på varje steg. Projektplanen vid friggebodsbygget grundar ju såklart på en ritning, som jag sedan bryter ner och slänger in i en ToDo-list. När jag pluggar till en större tenta då tiden oftast är begränsad (beror delvis på att man skjuter upp plugget in i det sista) är det extra viktigt att man bryter upp de olika delarna som ska göras. Man vill ju inte sitta dagen innan tenta och inse att man har halva kursen kvar att plugga.

Projektplanen får heller inte vara för avancerad om det inte är absolut nödvändigt. Man vill ju inte använda all den kreativa energin man får när man kläcker iden, till att skriva en lång projektplan. För när allt kommer omkring så ska planen vara en ram, en guide för hur du ligger till i projektet och vad som måste göras. Det kommer alltid komma upp saker längs vägen, saker man omvärderar, saker man inte förutsett osv. Det är bara en del i processen.

Avslutningsvis tänkte jag ge lite tips gällande såkallade ToDo-listor. Det finns några grundläggande saker man ska tänka på och även en del självklara som tål att repeteras.

• Hellre mindre uppgifter än för stora. Om en punkt på listan känns för krävande finns risken att man skjuter upp den. Här är det bättre att försöka dela upp den uppgiften i mindre uppgifter. Detta kommer säkerligen höja motivationen mer än om man har en tung punkt som man kanske aldrig får kryssa för.

• Var realistisk med tiden. Sätt hellre ut lite längre tid på varje uppgift så slipper du känna dig stressad. Men var heller inte för slösaktig med tiden, du vill ju samtidigt få saker gjort.

• Glöm inte belöningarna. Det är lätt att man bara arbetar på och glömmer bort att ta en paus då och då. Släng in en fika i dagsplanen så kommer du säkerligen arbeta mer effektivt resten av tiden.

Ett sista tips går till alla oss som sysslar med en massa projekt vid sidan av allt annat och kanske inte har 8 timmar per dag att strukturera ut. Här gäller det att ge sig själv tid till sina arbeten. En timme om dagen kanske låter lite men det är betydligt effektivare med en timme om dagen där man verkligen ägnar sig åt projektet, än att man arbetar 10 minuter, blir avbruten och måste börja om osv.