Vilka är dina Tidsbovar?

Vi har alla en rad rutiner på arbetet. Du kanske inleder dagen med att kolla mailen, gå igenom pappershögen från igår eller bara med att ta en kopp kaffe och diskutera fotboll med kollegan. Rutiner är säkert bra i vissa fall och jag kan tänka mig att det är ett sätt för människan att minska vardagsstressen då man vet vad man ska göra och ser ungefär hur resultatet ska bli. Rutinen har dock en väldigt elak bror vid namn tidsboven, en riktigt ruskig typ som gör allt för att minska din effektivitet och struktur i arbetet. Det är inte alltid man ser vad som är och inte är en tidsbov i vardagen då den lätt kan misstas för att vara en rutin. Vill man vara tidseffektiv och därmed få arbete gjort samtidigt som man får tid över till annat så gäller det att man gör sig av med tidsbovarna. Här tänkte jag diskutera hur du kan gå tillväga.

Analysera din arbetsdag

Hur ska du då bära dig åt för att hitta dina egna tidsbovar? En bra början kan vara att analysera din typiska arbetsdag. Tänk efter hur din arbetsmiljö ser ut, kan du koncentrera dig enbart på det arbetsmomentet som du utför för stunden eller finns det en massa saker som kan störa i omgivningen? Ett sådant exempel kan vara en tv som står på i bakgrunden. Hur grym du än tycker att du är på att multitaska så kommer du indirekt att störas och dyker det upp något som intresserar dig på tvn kommer det säkerligen fånga ditt intresse vilket leder till att du tappar fokus på din egentliga arbetsuppgift.

Fortsätt på detta sätt att analysera din arbetsdag och lyft fram de saker som kanske stör din koncentration. En tv är ju lätt att ta bort ur bilden genom att helt enkelt slå av den, men tidsbovarna kan vara betydligt komplexare än så. Låt oss säga att du ska skriva en rapport samtidigt som du måste ta hand om olika supportärenden som trillar in via mail. Du kommer titt som tätt tappa fokus och bli avbruten i rapportskrivandet. En lösning kan vara att flytta supporttiden till en given tid då du enbart ägnar dig åt detta samtidigt som du stänger av den då du ska skriva rapporten. Kommer säkerligen spara dig tid.

Några typiska tidsbovar och hur du blir av med dem

Jag nämnde ovan några exempel samt lösningar på saker som tar tid från dina arbetssysslor. Här tänkte jag lista några andra typiska tidsbovar och hur du kan göra så de inte tar din tid vid fel tillfälle.

• Social media i all ära men jag förstår inte personer som arbetar och samtidigt hostar ur sig 100 twitterinlägg om dagen. Kanske är det en del av ditt jobb men jag skulle tippa på att du inte är tvungen att twittra var och varannan minut. Ta en paus varannan timme och kolla igenom flödet samt twittra en liten stund. Sen när du arbetar ska du inte ha denna syssla uppe samtidigt. Kan inte direkt tänka mig att någon får betalt per antal tweets.

• En annan vanlig tidsbov är att jämt och ständigt kolla mailen. Varje gång det kommer in ett mail så kommer du avbrytas i dina andra sysslor vilket resulterar i att du inte kan ge full fokus på någon arbetssyssla. Bestäm dig för två tider per dag som du ägnar 40 minuter eller vad det nu kräver till att läsa och skriva mail.

• Ät inte lunchen framför datorn. Har du rast så har du. Att försöka arbeta samtidigt som du äter är knappast ett effektivt sätt.

Multitaska är knappast effektivt i längden utan snarare ett begrepp som antyder att man har dålig struktur i arbetet. Det är viktigt att kunna koncetrera sig på en uppgift åt gången. Lär dig att prioritera.

Vilka är dina tidsbovar och hur handskas du med dem?